Придбання та облік печаток і штампів на підприємстві

У разі прийняття рішення про створення юридичної особи обов'язково постає питання щодо придбання печатки. Для цього необхідно здійснити низку процедур, зокрема отримати дозвіл на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів в органі внутрішніх справ. Крім того, використання печатки потребує її належного зберігання та обліку. 

Розглянемо процедуру отримання дозволу на виготовлення печаток і штампів, а також порядок обліку й зберігання печаток і штампів на підприємстві. 
Повноважні органи щодо видачі дозволів на виготовлення печаток і штампів 


Місцевим державним адміністраціям, органам державної влади, підприємствам, установам, організаціям, суб'єктам підприємницької діяльності, релігійним та господарським об'єднанням, підприємцям-громадянам, об'єднанням громадян, а також всім іншим організаційним формам підприємництва та об'єднанням громадян (далі – підприємства), передбаченим законодавством України, дозволи на виготовлення печаток і штампів видаються міськрайорганами внутрішніх справ за територіально-адміністративною підпорядкованістю (пп. 3.1.2 п. 3.1 ст. 3 Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затвердженої наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17 (зі змінами та доповненнями, за текстом – Інструкція № 17)). Крім того, відповідно до цього підпункту Департамент громадської безпеки МВС України, здійснюючи в повному обсязі функції дозвільної системи, може видавати всі передбачені зазначеною Інструкцією види дозволів та квитанцій. 
Порядок отримання дозволів 


Для отримання дозволу на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів керівники підприємств подають до органів внутрішніх справ заяву, в якій зазначають: 

кількість печаток та штампів, які передбачається виготовити; 

уперше чи ні виготовляються печатки та штампи (при виготовленні печаток не вперше зазначається підстава їх виготовлення); 

місцезнаходження; 

особу, відповідальну за отримання дозволу на виготовлення печаток і штампів, її прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані; 

прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані керівника або уповноваженої ним особи, що подає клопотання до органу внутрішніх справ, з якого часу на займаній посаді; 

про перереєстрацію особи (у разі такої), отримання дубліката свідоцтва про реєстрацію та з чим це пов'язано, існування непорозумінь щодо користування печатками і штампами (несвоєчасна передача від одного керівника іншому, розгляд справ щодо користування печатками в судових інстанціях тощо). У разі відсутності таких даних це також зазначається в заяві. 

При цьому повноваження керівника юридичної особи засвідчуються довідкою з Єдиного державного реєстру (пп. 3.1.3 п. 3.1 ст. 3 Інструкції № 17). 

Крім того, до заяви на отримання дозволу додаються, зокрема: 

органами державної влади, державними підприємствами, установами, організаціями: 

зразки (ескізи) печаток та штампів у двох примірниках, затверджені (погоджені) їх керівником або уповноваженим ним органом (особою); 

підстава створення організації та (або) статут, положення, які регламентують її діяльність і передбачають право користування печатками, штампами; 

суб'єктами підприємницької діяльності: 

копія свідоцтва про державну реєстрацію, нотаріально завірена, якщо інше не передбачено законом; 

зразки (ескізи) печаток, штампів – у двох примірниках, затверджені керівником (власником); 

громадянами-підприємцями: 

копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичної особи – платника податків; 

До вищезазначених документів також додається платіжне доручення або квитанція про оплату послуг за видачу дозволу на виготовлення печаток і штампів (відповідно до наказу МВС України, Мінфіну України, Мінекономіки України «Про затвердження Розмірів плати за надання послуг органами та підрозділами Міністерства внутрішніх справ та Порядку їх справляння» від 05.10.2007 р. № 369/1105/336 розмір плати за надання послуг з оформлення документів, пов'язаних з видачею дозволу на виготовлення печаток і штампів, становить 81 грн.). 

Підпунктом 3.1.4 п. 3.1 ст. 3 Інструкції № 17 визначено, що органам внутрішніх справ для видачі дозволу на виготовлення печаток і штампів забороняється вимагати від суб'єкта підприємницької діяльності документи, не передбачені цією Інструкцією. 

Протягом трьох робочих днів із дня одержання документів орган внутрішніх справ зобов'язаний видати дозвіл на виготовлення печаток і штампів суб'єкту підприємницької діяльності або надати письмову відмову із зазначенням причин відмови. 

Під час одержання дозволу до органів внутрішніх справ подається оригінал свідоцтва про державну реєстрацію, на зворотному боці якого ставлять штамп про видачу дозволу на право виготовлення певної кількості печаток і штампів, який засвідчується підписом працівника дозвільної системи і скріплюється печаткою з відбитком «Дозвільна система», після цього документ повертається його власнику. 

Також ставиться штамп для засвідчення зразків (ескізів) печаток і штампів на кожному примірнику зразків печаток і штампів, який так само засвідчується підписом працівника дозвільної системи і скріплюється печаткою з відбитком «Дозвільна система» (пп. 3.1.9 п. 3.1 ст. 3 Інструкції № 17). 

Якщо печатки і штампи виготовляються вперше, то орган внутрішніх справ на дозволі та на кожному примірнику зразків (ескізів) печаток і штампів проставляє штамп про виготовлення печаток та штампів уперше (пп. 3.1.10 п. 3.1 ст. 3 Інструкції № 17). 

Оформлений дозвіл видається під розписку після пред'явлення паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу. 
Скільки печаток може мати підприємство 


Відповідно до пп. 3.2.6 п. 3.2 ст. 3 Інструкції № 17 підприємства можуть мати лише по одному примірнику основної каучукової або металевої печатки. 

Якщо ж однієї печатки недостатньо, то відповідно до наказу по підприємству допускається виготовлення додаткових печаток з цифрами «1», «2» і т. д., а також простих круглих печаток та різних штампів для: 

секретаріатів; 

секретних відділів (спецчастини); 

канцелярії (загального відділу); 

управлінь справами; 

адміністративно-господарських управлінь (відділів); 

управлінь (відділів) кадрів; 

інших підрозділів, передбачених статутом, положенням або наказом по цих підприємствах. 

Крім того, управління справами й канцелярії, секретаріати мають право замовляти круглу печатку для пакетів. 
Види печаток 


Відповідно до Інструкції № 17 основна проста печатка (без зображення Державного герба України) виготовляється круглою або трикутною (трикутна печатка виготовляється для організації, яка не має рахунків в установах банку). Зауважимо, що згідно з пп. 3.3.4 п. 3.3 ст. 3 Інструкції № 17 на печатках і штампах кожний реквізит зазначається українською або водночас українською і російською мовами. Іноземна мова в написах на печатках і штампах може використовуватися відповідно до законодавства, чинних міжнародних договорів та норм міжнародного права. 

Печатки можуть бути виготовлені з емблемами, товарними знаками тощо з відповідним описом, однак лише у тому разі, якщо вони зареєстровані у встановленому законодавством України порядку або передбачені в статуті чи положенні підприємства, зареєстрованому відповідним міністерством чи іншим центральним органом виконавчої влади або місцевою державною адміністрацією чи органом місцевого і регіонального самоврядування. 

На печатках і штампах обов'язково зазначається ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької діяльності – юридичної особи або ідентифікаційний номер фізичної особи. 

Відбиток основної печатки ставиться на документах для посвідчення їхньої дійсності. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначається підприємством на підставі нормативно-правових актів. Такими документами є, наприклад, документи, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей тощо. 

Додаткові печатки, як правило, відтворюють найменування підприємства, його структурного підрозділу, вид печатки. Основна умова їхнього застосування полягає в тому, що такий відбиток має відрізнятися від відбитка основної печатки. Додаткові печатки можна розділити на дві групи, а саме: 

печатки підрозділів або філій підприємства (фінансовий відділ, управління (відділів) кадрів і т. д.); 

печатки для посвідчення певних видів документів. 

У цьому випадку в полі печатки міститься додатковий напис, наприклад, «Для довідок» і т. д. Додаткові печатки можуть мати різну форму: круглу, трикутну й ін. 

Відбитками додаткових печаток засвідчуються копії документів, виписки з документів тощо. 

Кутовий штамп належить до основних штампів. У ньому містяться основні реквізити підприємства. Текст, зображений на кутовому штампі, має відповідати тексту, зображеному на печатці. 

Допоміжні штампи в основному використовуються для спрощення роботи персоналу й внутрішнього контролю (штамп для реєстрації вхідних документів, для внутрішньої переписки тощо). 

Підпунктом 3.3.8 п. 3.3 ст. 3 Інструкції № 17 установлено такі розміри печаток: 

печатка круглої форми з текстом однією мовою – діаметром 38 – 40 мм; 

печатка круглої форми з текстом двома мовами – діаметром 40 – 45 мм; 

трикутна печатка – розмір сторони 45 х 45 мм; 

кутовий штамп – розмір сторони не менше 40 х 60 мм; 

мала кругла печатка – діаметр 20 – 25 мм. 
Порядок замовлення печаток 


Виготовляють печатки й штампи спеціалізовані підприємства – штемпельно-граверні майстерні. Штемпельно-граверні майстерні та дільниці приймають замовлення на виготовлення печаток і штампів з обов'язковим додаванням до листів і заяв зразків (ескізів) печаток і штампів та дозволів органів внутрішніх справ на їх виготовлення. При цьому ескізи мають бути виконані чітко та розбірливо. Примірники з виправленнями в роботу не приймаються (п. 6 Правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, затверджених наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17 (зі змінами та доповненнями)). 

Замовлення здаються в стіл приймання замовлень і видавання готових виробів. 

Виготовлені печатки і штампи видаються замовникам після пред'явлення ними паспорта та доручення, яке при отриманні замовлення засвідчується виготовленою печаткою. Замовник розписується у книзі реєстрації замовлень і зазначає серію, номер паспорта, дату й орган внутрішніх справ, що його видав. Після цього у книзі реєстрації проставляються відбитки виготовлених печаток і штампів. 

Слід зауважити, якщо впродовж трьох місяців від дня виготовлення печатки і штампи замовник не одержує, вони підлягають знищенню. 
Облік печаток і штампів 


Печатки і штампи з повним найменуванням організацій підлягають обов'язковому обліку, який ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів (додаток 12 до Інструкції № 17), його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. В журналі зазначаються прізвища й посади осіб, у яких печатки та штампи зберігаються. 

В бухгалтерському обліку печатки та штампи залежно від строку їх використання обліковуються на субрахунку 117 «Інші необоротні матеріальні активи» або рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». 

В бухгалтерському обліку ці операції відображаються так (див. таблицю). 

Таблиця 
№
з/п 
Зміст господарської операції 
Бухгалтерський облік 
Сума,
грн. 

Дт 
Кт 

1 
Придбано штемпельну продукцію:
як необортний матеріальний актив 
153 
631 
600 

як МШП 
22 
631 
150 

2 
Оплачено вартість штемпельної продукції 
631 
311 
750 

3 
Введено в експлуатацію:
як необоротний матеріальний актив 

117 

153 

600 

як МШП 
23,91,93 
22 
150 

4 
Нараховано амортизацію:
за прямолінійним методом (сума умовна, за місяць) 
92 
132 
10 


Зберігання печаток і штампів 


Порядок зберігання печаток і штампів визначено п. 3.4 ст. 3 Інструкції № 17, згідно з яким відповідальність і контроль за дотриманням порядку зберігання печаток і штампів, а також законністю користування ними покладається на керівників підприємств. 

Водночас контроль за виготовленням, зберіганням та використанням інших видів печаток і штампів покладається на канцелярії та осіб, відповідальних за діловодство (у разі наявності таких). При цьому особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток і штампів, призначаються наказом керівника підприємства. 

При зміні керівника печатки й штампи передаються новопризначеному керівнику згідно з актом. 

Печатки й штампи мають зберігатися в сейфах або металевих шафах. 

Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється не рідше одного разу на рік комісією, призначеною наказом керівника підприємства. Про перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки в журналі обліку та видачі печаток і штампів після останнього запису. При порушенні правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом у довільній формі та доводяться до відома керівника підприємства. 

У разі втрати печаток і штампів керівники підприємств зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС України та вжити заходів для їх розшуку. 

Відповідальність за порушення порядку обліку, зберігання та користування печатками та штампами. Відповідно до частини другої ст. 1892 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X (зі змінами та доповненнями) за порушення порядку обліку й зберігання печаток та штампів, що потягло за собою їх втрату, уповноваженими особами органів внутрішніх справ можуть накладатися штрафи від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (17 – 51 грн.). 

Крім того, деякі види покарання передбачено Кримінальним кодексом України від 05.04.2001 р. № 2341-III (зі змінами та доповненнями, за текстом – Кримінальний кодекс). 

Згідно з частинами першою та другою ст. 357 Кримінального кодексу викрадення, привласнення, вимагання офіційних документів, штампів чи печаток або заволодіння ними шляхом шахрайства чи зловживання особи своїм службовим становищем, а також їх умисне знищення, пошкодження чи приховування, здійснення таких самих дій щодо приватних документів, що знаходяться на підприємствах, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, караються штрафом до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (850 грн.) або обмеженням волі на строк до трьох років. 

Ті самі дії, якщо вони спричинили порушення роботи підприємства або вчинені щодо особливо важливих документів, штампів, печаток, караються штрафом до 70 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1190 грн.) або обмеженням волі на строк до трьох років, або позбавленням волі на той самий строк. 

Відповідно до частини першої ст. 358 Кримінального кодексу підроблення документа, який видається чи посвідчується підприємством, приватним нотаріусом, аудитором чи іншою особою, яка має право видавати чи посвідчувати такі документи, і який надає права або звільняє від обов'язків, з метою використання його як підроблювачем, так і іншою особою або збут такого документа, а також виготовлення підроблених печаток, штампів чи бланків підприємств, а також інших офіційних печаток, штампів чи бланків з тією самою метою або їх збут караються штрафом до 70 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1190 грн.) або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років. Якщо вищезазначені дії вчинено повторно або за попередньою змовою групою осіб, то – обмеженням волі на строк до п'яти років або позбавленням волі на той самий строк. 

При цьому використання завідомо підробленого документа карається штрафом до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (850 грн.) або арештом на строк до шести місяців або обмеженням волі на строк до двох років. 


Оксана Скічко 
Оглядач «Вісника»


«Вісник податкової служби України», серпень 2009 р., № 31 (555), с. 14 (www.visnuk.com.ua)

Дата підготовки 21.08.2009
Журнал «Вісник податкової служби України»